Soal Pengantar Kearsipan

TUGAS MANDIRI

PENGANTAR KEARSIPAN

(PUST2252)

PETUNJUK: UNTUK SOAL NOMOR   1  SAMPAI  DENGAN 29  PILIHLAH SATU JAWABAN YANG PALING TEPAT!

1.   Perbedaan yang paling mendasar antara perpustakaan dan arsip adalah ....        

A.   arsip menyimpan bahan dari hasil aktivitas yang ajeg sebuah lembaga, sedangkan perpustakaan menyimpan bahan yang lebih bersifat kultural dan pendidikan

B.   arsip hanya menyimpan buku-buku referensi sedang perpustakaan tidak

C.   perpustakaan menyimpan bahan pustaka yang bukan bahan arsip

D.   bahan-bahan yang disimpan diarsip lebih bersifat dokumentasi sedangkan perpustakaan informatif

2.   Lembaga yang bertugas menyimpan benda tiga dimensi atau artefak adalah ....

A.   depo arsip

B.   museum

C.   pusat media

D.   perpustakaan

     

3.   Meskipun arsip dan museum sama-sama berhubungan dengan penyimpanan benda-benda lama, namun keduanya tidak dapat dikatakan sama. Beberapa hal yang membedakan antara arsip dan museum adalah, kecuali ....

A.   arsip menyimpan media yang banyak berupa kertas atau media lainnya seperti film, pita rekaman dan sebagainya hasil kegiatan sebuah lembaga

B.   museum lebih terbuka terhadap pengunjung sedang arsip tidak

C.   museum menyiman benda-benda yang tidak terbatas dari sebuah kegiatan organik

D.   museum lebih mengutamakan pengunjung dari kalangan peneliti

4.   Sigliografi artinya ....

A.    ilmu tentang lembaga negara

B.   ilmu tatanegara

C.   ilmu yang mempelajari stempel

D.   ilmu yang mempelajari tulisan kuno

5.   Ikatan arsiparis yang ada di Indonesia ialah ....

A.   Asosiasi Arsiparis Indonesia

B.   Ikatan Arsiparis se Jawa Barat

C.   Himpunan Pencita Kearsipan Indonesia

D.   Association of Indonesia Archivists

6.   Daftar gaji karyawan yang dibuat pada tahun lalu termasuk ....

A.   arsip inaktif, temporer

B.   inaktif jangka panjang

C.   dinamis, temporer

D.   dinamis inaktif

7.   Penentuan volume arsip yang harus ditransfer atau dimasukkan setiap tahun-nya harus dibuat oleh ....

A.   Menejer bidang kearsipan

B.   Direktur perusahaan

C.   Dewan komisaris perusahaan

D.   Manajer personalia

8.   Pendidikan kearsipan di dunia ketiga umumnya mengikuti ....

A.   International Council on Archives

B.   aturan yang dikembangkan UNESCO

C.   aturan yang dikembangkan oleh bekas negara yang menjajahnya

D.   aturan yang berlaku dalam disiplin ilmu sejarah

9.   Pembentukan arsip dinamis yang meng-gunakan abjad nama merupakan cara pemberkasan yang paling cocok bila ....

A.   korespondensi berkas arsip masih sedikit

B.   berkas yang harus diarsipan di atas 1000 berkas

C.   nama keluarga di tempatkan di depan

D.   berkas yang diarsipan berupa rekaman media

10.   Jenis kegiatan pendidikan dan pelatihan oleh instansi atau lembaga yang bersifat praktis adalah, kecuali ....

A.   jenjang jabatan

B.   profesi

C.   teknis

D.   akademis

        11.   Kegiatan di bawah ini merupakan kegiatan pemeliharaan dalam siklus hidup arsip, kecuali ....

A.   penjajaran dan pemberkasan

B.   transfer

C.   pengideksan

D.   daur ulang

12.   Arsip dinamis di susun menurut urutan kronologis, artinya ....

A.   tanggal paling muda berada di depan sedang arsip dinamis tertua berada di belakang

B.   arsip dinamis yang terpenting berada di depan

C.   disusun urut secara kronologis

D.   surat masuk terpisah dari surat keluar

13.   Arsip dinamis yagn dipertahanbkan karena memiliki nilai jangka panjang biasanya .... dari seluruh arsip yang dihasilkan oleh sebuah perusahaan.

A.   20%

B.   10%

C.   35%

D.   25%

14.   Kelemahan penyimpanan arsip sistem terpusat adalah, kecuali ....

A.   pemakai tidak langsung memperoleh arsip yang diperlukan

B.   pengamatan lebih terpadu

C.   kebocoran informasi

D.   hilangnya arsip

15.   Trasfer arsip dinamis berarti ....

A.   pemindahan arsip aktif ke pusat arsip inaktif

B.   pemindahan arsip dinamis ke arsip statis

C.   pemindahan arsip semiaktif ke arsip aktif

D.   pemindahan arsip inaktif ke arsip statis

16.   Biaya sewa dan jasa dalam penyimpanan arsip inaktif pada lembaga komersial pemilik atau pengelola gedung dihitung ....

A.   perbundel

B.   perkilogram

C.   per meter persegi

D.   perlebar jajaran arsip

17.   Pusat arsip inaktif dapat dikelompokkan menjadi dua ....

A.   milik badan korporasi dan milik pribadi

B.   milik pemerintah pusat dan daerah

C.   arsip inaktif komersial dan arsip inaktif milik perusahaan sendiri

D.   arsip inaktif lama dan baru

18.   Transfer arsip dinamis berarti ....

A.   pemindahan dari satu tempat ketempat lain

B.   pengiriman arsip ke pusat arsip dinamis

C.   alih bentuk ke dalam bentuk mikro

D.     pemindahan arsip dari arsip aktif ke arsip inaktif

19.   Kode identifikasi arsip digunakan untuk ....

A.   mengetahui letak arsip

B.   menempatkan arsip

C.   menyusun daftar arsip

D.   mengklasifikasi arsip

20.   Iklan atau pengumuman termasuk jenis arsip ....

A.   klas 1

B.   klas 2

C.   klas 3

D.   klas 4

21.   Arsiparis menyadari adanya kesenjangan antara kebutuhan pemakai dengan “finding aids”. Karena itu perlu dibuatkan alat bantu tambahan seperti ....

A.   indeks

B.   abstrak

C.   glosari

D.   daftar nama

22.   Penyusunan garis haluan akuisisi di maksudkan untuk ....

A.   mencegah pemborosan

B.   mengurangi pengambilan keputusan yang bersifat subjektif

C.   mencatat keluar masuk arsip

D.   melaksanakan peraturan pemerintah

23.   Arsip statis yang disimpan secara per-manen dalam konteks Inggris disebut ....

A.   Records

B.   Archaes

C.   Arehives

D.   Archieve

24.   Diskripsi arsip daerah isi dan struktur berfungsi untuk ....

A.   mengenali isi subjek, bagi pemakai untuk  menilai relevansi potensialnya

B.   mengamati keberadaan arsip

C.   menjelaskan asal usul arsip

D.   menjelaskan kegunaan arsip

25.   Files atau Dossier adalah ....

A.   jajaran alfabet A - Z

B.   bundel arsip

C.   unit dokumen yang tertata dalam satu kelompok dengan maksud akan digunakan atau disimpan

D.   jajaran menurut angkat (numerik)

26.   CA NAC ANC-C2358

        US LC 72-06468

        FR AD53/234)

        IA ANRI

        IA ANRI JB

        Contoh di atas termasuk ....

A.   kode penelusuran

B.   kode rujukan

C.   kode judul

D.   arus deskriptif

27.   Isi dokumen yang ada dalam bundel (terdiri atas sejumlah dokumen) adalah ....

A.   tidak harus berkaitan

B.   harus berkaitan

C.   tidak seragam

D.   harus sama

28.   Penyimpanan yang terdiri atas sejumlah dokumen terpisah, baik individu maupun kelompok, berkaitan atau tidak dengan fungsi dan isi dokumen, dan diikat menjadi satu disebut ....

A.   Dossier

B.   file

C.   bundel

D.   records

PETUNJUK:  UNTUK SOAL NOMOR 29  SAMPAI   32   PILIHLAH:

A.   JIKA KEDUA PERNYATAAN BENAR DAN KEDUANYA MERUPAKAN HUBUNGAN SEBAB AKIBAT!

B.   JIKA KEDUA PERNYATAAN BENAR TETAPI KEDUANYA BUKAN MERUPAKAN HUBUNGAN SEBAB AKIBAT!

C.   JIKA SALAH SATU PERNYATAAN SALAH! 

D.   JIKA KEDUA PERNYATAAN  SALAH!

29.   Arsip sebagai badan jasa umum baru ada pada zaman revolusi Perancis pada tahun 1789,

sebab                       

arti pentingnya arsip disadarai sejak penyitaan tanah dan rumah kaum bangsawan beserta arsip dinamisnya oleh rakyat Perancis.

30.   Manajemen arsip dinamis lebih mementingkan fungsi arsip dinamis daripada isi intelektualnya,

sebab                       

arsip statis lebih menekankan pada nilai historisnya.

31.   Ada yang berpendapat bahwa pembakar-an merupakan cara pemusnahan arsip yang paling aman,

sebab                       

pembakaran dapat menghancurkan semua dokumen atau arsip yang dimusnahkan.

32.   Akuisisi adalah penambahan koleksi arsip, agar terarah dan taat azas perlu dibuat garis haluan,

sebab                       

akuisisi juga mennyangkut kebijakan peminjaman.

PETUNJUK:  UNTUK SOAL NOMOR   33   SAMPAI   45   PILIHLAH:

A.   JIKA 1) DAN 2) BENAR!

B.   JIKA 1) DAN 3) BENAR!

C.   JIKA 2) DAN 3) BENAR!

D.   JIKA 1), 2), DAN 3) SEMUANYA BENAR!    

33.   Untuk negara-negara seperti Inggris dan Amerika Serikat, arsip dinamis dikenal dengan istilah ....

1)   Archives

2)   Records

3)   Current records

34.   Arsip dinamis meliputi ....

1)   arsip aktif

2)   arsip inaktif

3)   antara arsip aktif dan inaktif

35.   Sebagai produk dari suatu proses kegiatan, arsip berfungsi antara lain ....

1)   membantu pengambilan keputusan

2)   menunjang perencanaan

3)   mendukung pengawasan

36.   Pemberkasan arsip dinamis dilakukan dengan sistem ....

1)   abjad

2)   numerik

3)   alfanumerik

37.   Penyimpanan arsip dinamis dapat dilakukan secara ....

1)   terpusat

2)   jarak jauh

3)   tersebar

38.   Arsip dinamis sebuah perusahaan dapat dikelompokkan menjadi ....

1)   arsip dinamis vital dan penting

2)   arsip dinamis tidak penting

3)   arsip dinamis bermanfaat

39.   Arsip dinamis yang mempunyai arti vital bagi kelangsungan hidup perusahaan harus disimpan dengan aman. Alat penyimpan paling baik bagi arsip tersebut adalah ....

1)   khasanah tahan api

2)   lemari tahan api

3)   filing kabinet

40.   Jenis arsip dinamis yang secara potensial dianggap vital adalah ....

1)   polis asuransi

2)   laporan rekening bank

3)   surat pengisian pajak

41.   Agar perlindungan terhadap arsip vital berjalan sebagaimana mestinya, perlu dibuat pedoman perlindungan yang ber-fungsi ....

1)   mencatat nomor sandi arsip

2)   mencatat kekuatan fasilitas penyimpanan

3)   mencatat tahun retensi

42.   Pemindahan dan penyimpanan arsip dinamis vital harus dilakukan sesuai prosedur perlindungan arsip dinamis vital, Hal-hal yang harus diperhatikan untuk memenuhi prosedur tersebut antara lain ....

1)   pengidentifikasian arsip dinamis vital

2)   pembuatan senerai induk

3)   perlindungan terhadap kebakaran

43.   Akuisisi atau penambahan koleksi arsip dilakukan melalui suatu proses yang mencakup ....

1)   penilaian yang jelas tentang ruang lingkup arsip

2)   indentifikasi sumber materi kearsipan

3)   penyusunan strategi untuk memper-oleh materi kearsipan

44.   Inventaris arsip memiliki beberapa komponen, yaitu ....

1)   daftar isi

2)   catatan penyusun inventaris

3)   penjelasan tentang isi rekaman

45.   Kebijakan penambahan koleksi harus menjelaskan tanggung jawab kearsipan yang meliputi ....

1)   materi yang digunakan langsung dalam pekerjaan badan induk

2)   penentuan arsip aktif, semiaktif, dan statis

3)   pernyatan umum tentang tujuan lembaga atau badan induk